Zarządzenie nr 29 w sprawie stosowania procedur kontroli finansowej w Jastrzębskim Zakładzie Komunalnym w Jastrzębiu Zdroju. (D-0121/29/2006)

 Zarządzenie Nr D-0121/ 29 /2006

z dnia 25 września 2006 roku

Dyrektora Jastrzębskiego Zakładu Komunalnego

w Jastrzębiu Zdroju, ul. Dworcowa 17D

 

w spawie: stosowania procedur kontroli finansowej w Jastrzębskim Zakładzie Komunalnym w Jastrzębiu Zdroju.

 

                Na podstawie art. 47 ust. i ust. 3 w związku z art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych /Dz. U. Nr 249 poz. 2104 z późn. zmianami/ zarządzam stosowanie w Jastrzębskim Zakładzie Komunalnym niżej podanych procedur kontroli finansowej w Jastrzębskim Zakładzie Komunalnym.

 

§ 1

 

Kontrola finansowa obejmuje procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków publicznych oraz gospodarowanie mieniem zwane dalej „operacjami gospodarczymi”.

 

§ 2

 

Podjęcie decyzji polegającej na zaciągnięciu zobowiązania finansowego i dokonania wydatku ze środków publicznych poprzedzone jest wstępną oceną celowości.

Wstępna ocena celowości dokonywana jest przez dysponenta środków publicznych tj. Dyrektora Jastrzębskiego Zakładu Komunalnego w Jastrzębiu Zdroju lub upoważnionego przez niego pracownika i polega na ustaleniu:

- związku pomiędzy wydatkiem poprzedzonym zaciągnięciem zobowiązania, a realizacją zadań przypisanych  egulaminem organizacyjnym Jastrzębskiego Zakładu Komunalnego w Jastrzębiu Zdroju zatwierdzonym uchwałą nr Or-0151/257/2000 Zarządu Miasta Jastrzębia Zdroju z dnia 07 czerwca 2000r. z późn. zm.

- adekwatności zamierzonego wydatku do spodziewanego efektu.

 

§ 3

 

Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej lub finansowej z planem finansowym lub kompletności i rzetelności dokumentów jest jego podpis złożony na dokumencie obok podpisu właściwego rzeczowo pracownika.

Podpis ten oznacza, że główny księgowy nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem, do kompletności i formalnej rzetelności i prawidłowości dokumentów, a ewentualne zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym harmonogramie dochodów i wydatków, a Jastrzębski Zakład Komunalny posiada środki na ich pokrycie.

 

§ 4

 

Wstępna ocena celowości wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez dysponenta środków na etapie formułowania uzasadnienia do projektu planu finansowego przedkładanemu Prezydentowi Miasta Jastrzębie Zdrój.

 

§ 5

 

Wstępna ocena celowości wydatków płacowych i płaco pochodnych dokonywana jest okresowo przez dysponenta środków i polega na ustaleniu adekwatności zatrudnienia w poszczególnych komórkach organizacyjnych do ilości i złożoności czynności służbowych.

 

 

 

§ 6

 

Negatywna ocena celowości jest przesłanką do odstąpienia od zamiaru podjęcia decyzji o zaciągnięciu zobowiązania i dokonania wydatku.

 

§ 7

 

Realizacja decyzji o podjęciu operacji gospodarczych podlega bieżącej kontroli funkcjonalnej, realizowanej na poszczególnych stanowiskach pracy w postaci:

- kontroli merytorycznej,

- kontroli rachunkowej,

- kontroli formalnej,

- kontroli osób uprawnionych do zatwierdzania realizacji operacji gospodarczych.

 

Komórki organizacyjnej oraz stanowiska pracy zobowiązane do kontroli dokumentów dotyczących poszczególnych operacji gospodarczych przedstawione są w instrukcji obiegu dokumentów  stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

 

1.     Kontrola merytoryczna polega na ustaleniu rzetelności danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych.

2.     Kontrola formalna polega na ustaleniu, czy dokumenty dotyczące określonej operacji gospodarczej  wystawione zostały przez właściwe jednostki lub osoby w sposób technicznie prawidłowy oraz zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu księgowego.

3.     Kontrola rachunkowa polega na ustaleniu, czy dane liczbowe operacji gospodarczych nie zawierają błędów arytmetycznych.

 

Podpisy osób uprawnionych do zatwierdzenia operacji gospodarczych do ich realizacji oznaczają, że:

- uznano, że dana operacja gospodarcza poddana została procedurom kontrolnym zgodnie z postanowieniem

  niniejszego zarządzenia,

- polecają właściwym pracownikom wykonać dyspozycje wynikające z treści operacji gospodarczych.

 

§ 8

 

Legalność operacji gospodarczej polega na jej zgodności z przepisami prawa. celowość oznacza występowanie bezpośredniego związku pomiędzy spodziewanym efektem operacji gospodarczej i realizacją zadań przypisanych regulaminem organizacyjnym na rzecz Jastrzębskiego Zakładu Komunalnego. Gospodarność oznacza najkorzystniejszy bilans nakładu związanego z daną operacją gospodarczą, a spodziewanym zyskiem.

 

§ 9

 

Zaciąganie zobowiązań w drodze umów poprzedzone jest procedurą przewidzianą w ustawie z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. Nr 19 poz. 177 z 2004 r.). W tym celu decyzję o zaciągnięciu zobowiązania decydent przekazuje Przewodniczącemu Komisji Przetargowej, który podejmuje działania zgodnie z Regulaminem Pracy Komisji Przetargowej stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 10

 

Elementem kontroli bieżącej gospodarki składnikami majątkowymi jest sprawdzenie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów zgodnie z obowiązującą w Jastrzębskim Zakładzie Komunalnym instrukcją dotyczącą inwentaryzacji stanowiącą załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 11

 

Ujawnieniem w toku kontroli bieżącej nieprawidłowości dotyczących legalności, celowości i gospodarności decyzji gospodarczej skutkują wstrzymaniem jej realizacji, poprzez odmowę złożenia podpisu przez upoważniona osobę na kwestionowanym dokumencie. O odmowie podpisu osoba ta niezwłocznie informuje głównego księgowego lub dyrektora zakładu, który podejmuje decyzję dotyczącą dalszego postępowania.

 

§ 12

 

Kontrola następna ma charakter kontroli dokumentalnej i wykonywana jest na stanowisku głównego księgowego w szczególności pod względem przejrzystości i jawności dokumentów.

Przez przejrzystość rozumie się stosowanie powtarzalnych i jednolitych zasad oznaczenia dokumentów, prowadzenia ich zbioru w tym jego przechowanie i zabezpieczenie oraz prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności zgodnie z art. 9-25 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 76, poz. 694 z 2002 r. z późniejszymi zmianami) oraz z przyjętymi zasadami polityki rachunkowości załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.

Jawność oznacza zabezpieczenie potrzeb w zakresie sporządzania sprawozdawczości oraz ogłaszania i udostępniania zgodnej z prawdą materialną informacji publicznej.

Prawidłowość funkcjonowania kasy określa obowiązująca w Jastrzębskim Zakładzie Komunalnym instrukcja dotycząca gospodarki kasowej stanowiąca załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.

Zasady gospodarki magazynowej obowiązujące w Jastrzębskim Zakładzie Komunalnym określa załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia.

 

 

§ 13

 

Traci moc Zarządzenie Nr D-0121/ 07 /2002 z dnia 5 lipca 2002 roku Dyrektora Jastrzębskiego Zakładu Komunalnego w Jastrzębiu Zdroju, ul. Dworcowa 17D

 

§ 14

 

Zarządzenie niniejsze wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 01 lipca 2006 roku.